DATABASE

MANAJEMEN DATABASE
Di program Microsoft Excel (pengolahan angka) juga diberikan fasilitas untuk mengolah database seperti mengurutkan (Sort), filter validation, subtotal, pivot table, dll. Walaupun tidak selengkap jika menggunakan program pengolahan data base seperti access, visual foxpro, dll.

Beberapa perintah untuk memanage yang disediakan oleh excel adalah:

1.      SORT

Sort merupakan perintah untuk mengurutkan data dalam table. Langkah-langkah penyelesaian adalah:

·         Blok seluruh data dalam table (kecuali judul dan nomor urut)·         Klik menu Data-Sort-No Header Row – Tentukan nama kolom yang akan diurutkan pada pilihan Sort By (criteria pengurutan yang pertama)·         Tentukan model pengurutan Ascending (menaik) atau Descending (menurun)·         Tentukan Then By (criteria pengurutan yang kedua) jika ada·         Klik OK

2.      FILTER

Perintah untuk menampilkan data tertentu sesuai dengan kriteria yang ditentukan, ada dua macam model filter yang disediakan;

·         Auto Filter

Data hasil penyaringan akan ditampilkan di table induknya, sedangkan data yang tidak memenuhi keriteria pencarian akan disembunyikan. Caranya:

-          Blok seluruh judul data (data tidak usah) – klik menu Data – Filter – Auto Filter

-          Pada setiap judul data yang diblok akan dimunculkan Combo Box (Kotak pilihan dimana kita dapat memilih dengan mengklik tanda panah ke bawah)

·         Advance FilteR

Data hasil penyaringan akan ditampilkan di tempat lain (terpisah dari table induknya), tapi tetap pada sheet yang sama dengan table induknya.

-          Buat kriteria pencarian di cell yang lain (judul kriteria harus sama dengan table induk)

-          Buat judul data yang akan ditampilkan (berfungsi sebagai tempat output hasil pencarian)

-          Klik menu Data-Advance-beri tanda pada pilihan Copy to Another Location.

-          Isi kotak List Range dengan cara memblok seluruh table induk (judul & data)

-          Isi kotak Criteria Range dengan cara memblok seluruh judul kriteria & kriteria

-          Isi kotak Copy to dengan cara memblok seluruh judul output

-          Klik Ok

3.      SUB TOTAL

Mencari total nilai suatu data berdasarkan criteria tertentu.

o   Tentukan data  yang akan menjadi kriteria – tentukan data yang akan di cari totalnya

o   Urutkan (sort) data yang menjadi kriteria

o   Blok seluruh table data (judul kolom & data)

o   Klik menu Data – Subtotals

o   Isi At Each Change In dengan judul data yang menjadi kriteria

o   Isi Use Function dengan fungsi rumus yang akan digunakan Total (SUM) – Rata-rata (AVERAGE), dll

o   Isi Add Subtotals To dengan memberi tanda pada data yang akan dicari subtotalnya (data harus bertype numerik) – Ok